TWT Info

Este documento tem como objetivo orientar a configuração e uso do Módulo de Solicitações. 

O Módulo de Solicitações é destinado ao controle de demandas internas do escritório ou do departamento jurídico e pode ser combinado com a integração com AD para controle de usuários. 

1. Configuração 

O Módulo de Solicitações é um módulo de pastas que aparece no menu principal: 

Para ser visualizado, pode ser necessário ligar o módulo, o que deve ser feito através do menu “Configurações”, “Módulo de Pastas”: 

I. Essa ação poderá ser realizada somente pelo administrador do sistema; 

II. Acesso Configurações > Módulo de pasta; 

III. Na coluna Ações do Grid, selecione o lápis para abrir a edição; 

IV. Selecione “exibir menu” e depois “Salvar Layout”. 

2. Vinculação com tabelas 

É possível selecionar e vincular as informações de algumas tabelas de pré-cadastro, vinculando-as ao módulo de forma que somente aquelas marcadas serão apresentadas para seleção dos usuários: 

I – Acesse o Advwin+ 

II – Somente o Administrador do sistema tem acesso a essa configuração; 

III - No Menu acesse “Configurações>Modulo Pastas” 

IV – Abra a configuração do módulo clicando em ; 

V – Selecione “Vínculos”; 

VI – Selecione a Tabela e em seguida selecione os itens que serão vinculados para aparecer no campo; 

VII – Selecione “Salvar”. 

1. Vinculação com Módulos de Pasta 

As solicitações abertas estarão disponíveis no modulo (conforme segurança aplicada), mas devem ser configuradas para aparecerem nas pastas. Assim, de acordo com cada tipo de Solicitação, pode-se configurar para que a pasta da solicitação não apareça apenas no Módulo de Solicitação, mas também em outros Módulo de Pasta, onde a equipe do jurídico efetivamente trabalha. 

I - O campo “Tipo de Solicitação” é, originalmente, o campo “Tipo de Projeto” e acessando o menu “Arquivos”, ‘Pré-Cadastro”, o administrador do Advwin+ pode realizar o vínculo entre aquela tabela e as tabelas de Setor, Módulo de Pasta, Status de Workflow e Substatus de Workflow: 

II - Na aba de “Vínculo” é possível estabelecer a relação entre o “Tipo de Projeto” e os setores:  

2. Acesso ao módulo 

O acesso ao módulo é controlado através de Grupo de Segurança. Caso não esteja visível, verifique com o administrador do ADVWIN+. 

3. Cadastro do Solicitante 

Se o escritório / DEJUR estiver usando a integração com o AD, todo novo usuário cadastrado no AD será automaticamente cadastrado no Módulo de Advogados como “Solicitante” e no Módulo de Usuários no ADVWIN, bem como vinculado ao grupo de segurança que estiver designado como padrão nos “Novos Parâmetros” do sistema. 

Se não estiver, será necessário realizar o cadastro do Solicitante manualmente no Módulo de Advogados, marcando-o como solicitante¹. 

2. Uso do Módulo – Pelo Solicitante 

Para utilizar o módulo, o Solicitante precisa  

I- acessar o Advwin+ e logar na página inicial com o seu usuário e senha: 

II – Acessar o módulo de solicitações 

As informações do menu variam conforme o acesso do usuário. 

III - Na tela de Solicitações, já serão apresentadas as solicitações que porventura o usuário já tiver aberto (toda pasta do solicitante é automaticamente favoritada e apresentada no Módulo de Solicitações sem precisar ser pesquisada). 

IV - Se quiser abrir uma nova solicitação, o Solicitante deve clicar no botão “+” no canto superior esquerdo da tela: 

V - Preencha as informações do formulário: 

As opções do campo “Tipos de Solicitação” irão variar de acordo com o tipo de “Área Demandada” escolhida. 

V - Após clicar em “Criar Pasta”, o Solicitante pode anexar os arquivos necessários que devem acompanhar a sua solicitação: 

VI - Para anexar, basta arrastar os arquivos até essa área e soltar: 

VII - Ao finalizar o cadastramento da pasta, o Solicitante irá receber um e-mail informando que a sua solicitação foi recebida. 

IX - A partir de agora, qualquer necessidade de esclarecimentos, novos documentos ou o envio do resultado da solicitação será feito através de e-mail, que será encaminhado para o endereço eletrônico constante no cadastro do solicitante. 

O modelo do e-mail a ser recebido seguirá esse padrão: 

O retorno do solicitante também deverá ser feito por e-mail, ou seja, basta responder os e-mails recebidos referente às solicitações. 

3. Uso do Módulo – Pelos Advogados 

Abaixo colocamos uma sugestão de uso do módulo de solicitações. 

Para mais informações ou configuração personalizada fale com nossa equipe. 

Quando uma nova solicitação for aberta para as áreas de “Imobiliário” e “Societário”, a pasta será incluída no substatus inicial “00 – Analisar Solicitação”, haja vista que essa demanda será primeiramente analisada pelo Coordenador, que poderá atender ou distribuir para a equipe. 

Nas demais áreas, as solicitações já iniciaram no substatus posterior “01 – Ag atendimento”, ou seja, irão “pular” a primeira etapa e já serão disponibilizadas para atendimento para a equipe. 

Em ambos os casos, será incluída automaticamente a movimentação “Nova Solicitação”, que irá disparar o prazo automático inicial de atendimento². 

A primeira pessoa a atuar no Atendimento deve incluir o nome do responsável no campo “ADVOGADO RESPONSÁVEL” e o seu nome no campo “ADVOGADO REVISOR”. 

Para as áreas de “Imobiliário” e “Societário”, será disparado o prazo de “Análise de Solicitação” para o coordenador da área. O coordenador poderá: 

1. distribuir a solicitação para a equipe, cumprindo o prazo de “Análise de Solicitação”, inserindo a movimentação com a decisão “Enviar para Equipe”, que irá disparar o prazo de “Atendimento de Solicitação” para o advogado escolhido. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.02 Informações Suficientes. Aguardar atendimento”, que irá alterar o substatus do workflow para “01 – Ag atendimento”. 

2. realizar o atendimento, cumprindo o prazo de “Análise de Solicitação”, inserindo a movimentação com a decisão “Solicitação atendida”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.04 Solicitação atendida. Informar Solicitante”, que irá alterar o substatus do workflow para “03 – Resolvido” e inativar a pasta. 

3. solicitar informações/documentos ao solicitante, cumprindo o prazo de “Análise de Solicitação”, inserindo a movimentação com a decisão “Informações insuficientes”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.03 necessárias informações. Envio de e-mail ao solicitante.”, que irá alterar o substatus do workflow para “01 – Ag informações”. 

4. Considerar inviável a solicitação, cumprindo o prazo de “Análise de Solicitação”, inserindo a movimentação com a decisão “Inviável”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.05 Solicitação não atendida/inviável. Informar solicitante”, que irá inativar a pasta e alterar o substatus do workflow para “03 - Inviável”. 

Para as demais áreas, onde não será necessário que a solicitação seja analisada primeiro pelo Coordenador, será disparado o prazo de “Atendimento da Solicitação” para o advogado responsável³, que poderá: 

1. realizar o atendimento, cumprindo o prazo de “Atendimento da Solicitação”, inserindo a movimentação com a decisão “Solicitação atendida”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.04 Solicitação atendida. Informar Solicitante”, que irá alterar o substatus do workflow para “03 – Resolvido” e inativar a pasta. 

2. solicitar informações/documentos ao solicitante, cumprindo o prazo de “Atendimento da Solicitação”, inserindo a movimentação com a decisão “Informações insuficientes”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.03 necessárias informações. Envio de e-mail ao solicitante.”, que irá alterar o substatus do workflow para “01 – Ag informações”. 

3. Considerar inviável a solicitação, cumprindo o prazo de “Atendimento da Solicitação”, inserindo a movimentação com a decisão “Inviável”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.05 Solicitação não atendida/inviável. Informar solicitante”, que irá inativar a pasta e alterar o substatus do workflow para “03 - Inviável”. 

4. Cancelar a solicitação, cumprindo o prazo de “Atendimento da Solicitação”, inserindo a movimentação com a decisão “Cancelada”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.075 cancelada”, que irá inativar a pasta e alterar o substatus do workflow para “03 - Inviável”. 

O prazo “Envio de e-mail ao solicitante” (que é disparado automaticamente nas hipóteses acima⁴) é baixado pelo próprio Advwin+, que dispara um e-mail para o solicitante (incluindo, como anexo, eventuais documentos que tenham sido anexados àquela movimentação, bem como o texto que for incluído na descrição)⁵, conforme modelo abaixo: 

Quando o solicitante responder o e-mail, o Advwin+ irá anexar a resposta ao GED e disparar um prazo automático de “Retorno do Solicitante”⁶ para o advogado responsável⁷,que poderá: 

1. realizar o atendimento, cumprindo o prazo de “Retorno do Solicitante”, inserindo a movimentação com a decisão “Solicitação atendida”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.04 Solicitação atendida. Informar Solicitante”, que irá alterar o substatus do workflow para “03 – Resolvido” e inativar a pasta. 

2. solicitar informações/documentos ao solicitante, cumprindo o prazo de “Retorno do Solicitante”, inserindo a movimentação com a decisão “Informações insuficientes”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.03 necessárias informações. Envio de e-mail ao solicitante.”, que irá alterar o substatus do workflow para “01 – Ag informações”. 

3. Considerar inviável a solicitação, cumprindo o prazo de “Retorno do Solicitante”, inserindo a movimentação com a decisão “Inviável”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.05 Solicitação não atendida/inviável. Informar solicitante”, que irá inativar a pasta e alterar o substatus do workflow para “03 - Inviável”. 

4. Cancelar a solicitação, cumprindo o prazo de “Retorno do Solicitante”, inserindo a movimentação com a decisão “Cancelada”, que irá disparar o prazo de “Envio de e-mail ao Solicitante”. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.07 Solicitação cancelada”, que irá inativar a pasta e alterar o substatus do workflow para “03 - Inviável”. 

5. distribuir a solicitação para a equipe, cumprindo o prazo de “Retorno do Solicitante”, inserindo a movimentação com a decisão “Enviar para Equipe”, que irá disparar o prazo de “Atendimento de Solicitação” para o advogado escolhido. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.02 Informações Suficientes. Aguardar atendimento”, que irá alterar o substatus do workflow para “01 – Ag atendimento”. 

6. Reativar a solicitação⁸, cumprindo o prazo de “Retorno do Solicitante”, inserindo a movimentação com a decisão “Reativar a solicitação”, que irá disparar o prazo de “Atendimento de Solicitação” para o advogado responsável. O workflow será acionado automaticamente e deverá ser escolhida a ação “28.06 Solução Insuficiente. Reativar solicitação”, que irá reativar a pasta e alterar o substatus do workflow para “01 – Ag atendimento”. 

4. Resumo Esquemático 

5. Aviso Legal 

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