Planilhas Dinâmicas

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1. Visão geral

O ADVWin+ ganhou um módulo para organizar, em um só lugar, as planilhas do escritório. Ele é dividido em duas telas separadas: uma de cadastro, usada por quem administra as planilhas, e outra apenas de uso, em que o usuário baixa a planilha de que precisa.

As planilhas dinâmicas são arquivos Excel que buscam informações atualizadas diretamente no ADVWin+, em vez de mostrarem apenas dados antigos. Sempre que o usuário clica em "Atualizar", a planilha consulta o sistema e traz o resultado mais recente.

As telas do ADVWin+ mostradas neste manual são capturas reais, com marcações numeradas que explicam cada parte. As figuras indicadas como "ilustrativo" representam a planilha aberta no Excel.

1.1. Como o módulo se organiza

O uso do módulo segue sempre a mesma ordem:

1. Liberar as permissões necessárias no Grupo de Segurança.
2. Cadastrar a planilha e definir quais usuários poderão baixá-la.
3. O usuário baixa a planilha na tela Planilhas.
4. O usuário abre a planilha no Excel e atualiza os dados.

2. Permissões no Grupo de Segurança

Toda configuração do módulo começa pelas permissões no Grupo de Segurança. Sem elas, o usuário não consegue usar as telas de planilhas. Por isso, este é sempre o primeiro passo.

1. No menu lateral, clique em Configurações e depois em Grupos de Segurança.
2. Abra o Grupo de Segurança do perfil que vai trabalhar com as planilhas.
3. Na lista de módulos, à esquerda, selecione Acesso a Planilhas Dinâmicas (2). Se preferir, digite parte do nome no campo Filtrar (1).
4. Em Permissões do módulo, escolha Permitido para cada ação que o perfil poderá executar (3).
5. Clique em Salvar Grupo de Segurança (4).

Figura 1 – Grupo de Segurança: permissões do módulo Acesso a Planilhas Dinâmicas.

(1) Campo Filtrar: localiza o módulo pelo nome.

(2) Módulo Acesso a Planilhas Dinâmicas: ao selecioná-lo, as permissões dele são exibidas ao lado.

(3) Permissões do módulo: para cada ação, escolha Não ou Permitido.

(4) Salvar Grupo de Segurança: grava as alterações.

2.1. O que cada permissão libera

As quatro permissões do módulo valem para a tela de cadastro: Cadastrar permite incluir novas planilhas, Editar permite alterar planilhas já cadastradas, Listar permite ver a lista de planilhas cadastradas e Excluir permite remover uma planilha. Cadastrar, alterar e excluir têm permissões próprias, o que permite liberar apenas o que cada perfil precisa.

O acesso à tela Planilhas, usada apenas para baixar os arquivos, também vem do Grupo de Segurança. Já o download de cada planilha depende de o usuário estar associado a ela no cadastro (veja o item 4. Cadastro de planilhas).

3. Acessando o módulo

Com as permissões liberadas e salvas, o módulo fica disponível no menu lateral do ADVWin+.

1. No menu lateral, clique em Configurações (1).
2. No submenu, clique em Acesso a Planilhas Dinâmicas (2).
3. A tela de cadastro de planilhas será aberta.

Figura 2 – Menu Configurações com a opção Acesso a Planilhas Dinâmicas.

Se a opção não aparecer no submenu, revise as permissões do Grupo de Segurança, conforme o item anterior.

4. Cadastro de planilhas

A tela Acesso a Planilhas Dinâmicas é onde as planilhas do escritório são cadastradas. Ela lista todas as planilhas já cadastradas, com a descrição e as procedures de cada uma.

Figura 3 – Tela de cadastro: barra de botões e lista de planilhas.

Figura 4 – Tela de cadastro: coluna Procedures, pesquisa e exportação.

(1) Botão +: abre um novo cadastro de planilha.

(2) Botão de atualizar: recarrega a lista.

(3) Coluna Ações: em cada planilha, o ícone de lápis altera o cadastro, a lixeira exclui e a nuvem envia o arquivo pelo GED.

(4) Coluna Descrição: nome da planilha.

(5) Rodapé: total de planilhas cadastradas.

(6) Coluna Procedures: procedures do ADVWin+ usadas pela planilha para buscar os dados.

(7) Botão de exportação da lista e campo Pesquisar.

Também é possível filtrar pelas colunas e arrastar o cabeçalho de uma coluna para a faixa acima da lista, a fim de agrupar as planilhas por ela.

4.1. Etapa 1: Cadastrar uma nova planilha

1. Clique no botão + (1).
2. Preencha as informações da planilha, como a descrição e as procedures utilizadas por ela.
3. Envie o arquivo da planilha pelo botão do GED.
4. Na aba de usuários, selecione quem poderá fazer o download desta planilha.
5. Salve o cadastro.

4.2. Etapa 2: Alterar ou excluir uma planilha

1. Localize a planilha na lista. Se necessário, use o campo Pesquisar (7).
2. Na coluna Ações (3), clique no ícone de lápis para alterar ou na lixeira para excluir.
3. Conclua a operação seguindo as orientações da tela.

Alterar e excluir dependem das permissões Editar e Excluir do Grupo de Segurança.

4.3. Auditoria

Toda alteração feita no cadastro de planilhas fica registrada na auditoria do sistema.

5. Tela Planilhas (uso e download)

A tela Planilhas é voltada ao usuário que apenas precisa utilizar as planilhas. Ela fica no menu do ADVWin+ e mostra as planilhas disponíveis, com um único botão: Download.

O acesso à tela vem do Grupo de Segurança. O download de cada planilha, por sua vez, é permitido apenas aos usuários associados a ela no cadastro.

1. No menu do ADVWin+, abra a tela Planilhas.
2. Localize a planilha desejada na lista.
3. Clique em Download e salve o arquivo no computador.
4. Abra o arquivo no Excel e siga as orientações do item 6. Usando a planilha no Excel.

Se uma planilha necessária não estiver disponível, peça ao administrador que confira se o seu usuário está associado a ela no cadastro.

6. Usando a planilha no Excel

Depois de baixar a planilha na tela Planilhas, abra o arquivo no Excel. O uso é o mesmo para qualquer planilha dinâmica: entrar com o login do ADVWin, preencher os filtros, atualizar os dados e, ao final, sair.

6.1. Como a planilha se conecta ao ADVWin

Antes, a planilha se conectava direto ao banco de dados por ODBC. Isso exigia que o computador estivesse dentro da rede do escritório, normalmente por acesso remoto (RDP), e a senha do banco ficava gravada dentro do próprio arquivo. Hoje a planilha conversa com o ADVWin por HTTPS, através de um proxy seguro da TWT, que repassa o pedido para a API do sistema. Cada usuário entra com o próprio login, de qualquer lugar com internet, e nenhuma senha de banco fica gravada na planilha.

Figura 5 – Antes: conexão direta via RDP/VPN. Depois: login individual via proxy seguro da TWT. (ilustrativo)

6.2. Etapa 1: Abrir o arquivo e habilitar as macros

As planilhas dependem de macros para funcionar. Ao abrir o arquivo, o Excel mostra uma faixa no topo da planilha, e a cor dela indica o que fazer.

1. Abra o arquivo no Excel.
2. Se aparecer a faixa amarela de aviso de segurança, clique em Habilitar Conteúdo.
3. Se aparecer a faixa vermelha "RISCO DE SEGURANÇA", o Windows bloqueou o arquivo. Isso é comum em arquivos baixados da internet ou recebidos por e-mail, e nesse caso não há botão para habilitar as macros. Feche o Excel e siga o procedimento de desbloqueio abaixo.

Figura 6 – Faixa amarela (habilitar conteúdo) e faixa vermelha (arquivo bloqueado pelo Windows). (ilustrativo)

6.3. Desbloqueando o arquivo no Windows

Faça este procedimento apenas uma vez por arquivo, quando aparecer a faixa vermelha:

1. Feche o arquivo no Excel.
2. Clique com o botão direito sobre o arquivo e escolha Propriedades.
3. Na aba Geral, no campo Segurança, marque a caixa Desbloquear (1).
4. Clique em Aplicar (2) e depois em OK (3).
5. Abra o arquivo novamente. Se aparecer a faixa amarela, clique em Habilitar Conteúdo.

Figura 7 – Propriedades do arquivo: caixa Desbloquear. (ilustrativo)

Faça o desbloqueio sempre que baixar uma nova cópia da planilha, pois o Windows volta a bloqueá-la.

6.4. Etapa 2: Fazer login

1. Assim que a planilha carrega, uma caixa pede seu usuário e senha do ADVWin. Informe as mesmas credenciais que você usa para entrar no sistema.
2. O acesso vale apenas enquanto a planilha estiver aberta; feche e reabra o arquivo se precisar trocar de usuário.

Figura 8 – Caixa de login exibida ao abrir a planilha. (ilustrativo)

6.5. Etapa 3: Filtrar e atualizar os dados

Figura 9 – Aba "Índice": células de filtro e os botões Atualizar e Sair. (ilustrativo)

1. Preencha os filtros nas células indicadas (datas, setor, status da pasta, tipo de consulta).
2. Clique no botão Atualizar. Uma barra de progresso mostra o andamento da busca, e o Excel continua respondendo normalmente enquanto os dados chegam.
3. Aguarde a mensagem de conclusão; os dados atualizados aparecem nas abas da planilha.

Figura 10 – Barra de progresso durante a atualização. (ilustrativo)

6.6. Etapa 4: O que fazer se aparecer uma mensagem de erro

1. A planilha nunca mostra código técnico: se algo der errado, aparece uma mensagem em português, já explicando o problema.
2. Cada mensagem traz um número de referência entre parênteses. Anote esse número e informe ao suporte da TWT caso o problema continue.

Figura 11 – Exemplo de mensagem de erro, com número de referência. (ilustrativo)

6.7. Etapa 5: Encerrar a sessão

1. Ao terminar, clique no botão Sair. O login e a senha nunca são gravados em nenhuma célula, apenas usados enquanto a sessão está aberta.
2. Feche o arquivo Excel normalmente.

7. Segurança e boas práticas

Libere as permissões do Grupo de Segurança apenas aos perfis que realmente precisam delas e associe a cada planilha somente os usuários que devem baixá-la. Nunca digite ou grave usuário e senha em uma célula da planilha. Se a planilha parecer lenta ao atualizar, aguarde a barra de progresso terminar antes de fechar o Excel. Em caso de dúvida sobre acesso ou permissões, procure o suporte da TWT.

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