TWT Info

1. Definição 

O GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) no ADVWIN tem por objetivo a inserção e armazenamento de documentos, vinculados a pastas, agenda, CPR, Debites e outros módulos do ADVWIN. 

O uso do GED possibilita eficiência e organização nos processos da empresa, além de proporcionar o controle de arquivos e documentos relacionados aos clientes e suas respectivas pastas. 

O Módulo de GED do ADVWIN possui as seguintes características:  

1. Controle do acesso de usuário por login, senha e nível de permissão; 

2. Armazenamento de documento digital produzido em qualquer formato (Word, Excel, PDF, E-mail etc.); 

3. Armazenagem centralizada e indexável; 

4. Sistema rápido e eficiente de busca; 

5. Restrição de acesso a documentos somente às pessoas autorizadas; 

6. Versionamento de arquivo a cada alteração produzida; 

7. Facilidade de compartilhamento via Internet, Outlook, Windows Explorer etc.; 

8. Rastreabilidade das alterações nos documentos feitas pelos usuários. 

Com ele é possível víncular a uma pasta os arquivos do processo em formato digital, seja ele texto, audio ou vídeo para que o mesmo seja armazenado e disponibilzado para os demais advogados. Os arquivos após armazenados podem ser acessados e alterados pelos usuários. 

Os seguintes Módulo do ADVWIN possui o vínculo com o GED: 

1. Módulo de Pastas/Processos e SubMódulo de Movimentações; 

2. Módulo de Agenda/Prazos; 

3. Módulo de Debites; 

4. Módulo de Clientes, subMódulo de CRM e SubMódulo de Propostas; 

5. Módulo de Fornecedores; 

6. Módulo de Advogados; 

7. Módulo de Contratos; 

8. Módulo de Contas a Pagar e Receber; 

9. Módulo de Contas Baixadas; 

10. Módulo de Notas Fiscais; e, 

11. Tabela Auxiliar de Setor de Custo 

IMPORTANTE: O acesso ao GED nas referidas áreas/módulos dependerá diretamente das permisões atribuídas ao advogado no sistema. 

2. Localização 

O Módulo do GED é normalmente acessado por dentro de umas das opções acima elencadas, através do botão , localizado na coluna de botões que fica a direta da tela. 

No Módulo de Pasta, o botão é um pouco diferente: , sendo que também é possível incluir documentos vinculado a uma movimentação, dentro da Aba “Movimentação”, pelo botão .  

Em alguns casos, quando existem arquivos vinculado ao GED, também é apresentado um contador, informando a quantidade de arquivos guardados: ou . 

Veja dentro do Módulo de Pasta e no Sub Módulo de Movimentação: 

Dentro do Módulo de Agenda: 

Dentro do Módulo de Debites: 

Para fins principalmente de localização de arquivos em qualquer Módulo do ADVWIN, o Módulo de GED pode ser acessado pelo menu “Consulta”, 4 – Documentos GED”¹.  

Este menu tem acesso restrito, sendo necessário que o usuário tenha permissão P6 ou superior. 

3. TELA INICIAL 

Ao clicar em um dos botões acima mencionados é apresentada a seguinte tela²: 

1. Área de Pesquisa (1) 

2. Abas (2) 

3. Grid (3) 

4. Botões (4) 

4. Pesquisa 

Nesta aba é possível localizar os arquivos salvos vinculado ao registro pesquisado.  

Se o usuário acessou o GED de uma pasta, por exemplo, poderá pesquisar qualquer arquivo salvo na pasta, na movimentação ou em um prazo convertido em movimentação, mas não é possível localizar um arquivo salvo em outra pasta ou em outro módulo. 

Quanto mais campos de pesquisa são preenchidos mais específico e restrito é o resultado apresentado. 

Quanto à pesquisa, devemos nos atentar para os seguintes detalhes: 

Se o checkbox (1) for marcado, é possível pesquisar arquivos por data de inserção (quando foram incluídos no ADVWIN). 

Se o arquivo for um documento de Word e já tiver sido check-in (inclusão), é possível pesquisar pelo conteúdo do arquivo. 

Se o checkbox (3) for marcado, o grid se torna simplificado, o que torna a pesquisa mais rápida, mas perde-se algumas funcionalidades, tais como a possibilidade de ordenar os arquivos no grid. 

Também é possível pesquisar por arquivos que tenham sido previamente indexados (classificados).  

Se o Módulo de GED tiver sido aberto através do menu “Consulta”, 4 – Documentos GED”, também é possível pesquisar pelos metadados nativo do ADVWIN. 

5. Abas 

1. Dados 

São apresentados todos os dados do arquivo salvo, tais como 

1. Descrição: identificação do arquivo, que pode ser livremente inserida e modificada pelo usuário (por padrão, o ADVWIN copia o nome do arquivo no momento da inserção); 

2. Nome: nome original do arquivo, inalterável pelo usuário; 

3. Data: data da inserção do sistema 

4. Data p/arquivamento: Utilizada quando o escritório controla o arquivo físico pelo ADVWIN; 

5. Pág. Inicial: página inicial do arquivo 

6. Pág. Final: página final do arquivo 

7. Responsável: advogado vinculado ao usuário que inseriu o arquivo 

8. Unidade: unidade do escritório a que pertence o arquivo 

9. Observação: campo livre para anotações do usuário sobre o arquivo 

10. Apelido: nome do arquivo no servidor 

11. Tipo: extensão do arquivo 

12. Versão: número de versionamentos do arquivo 

13. Status: status atual do arquivo 

14. Usuário Checkout: usuário que retirou o arquivo para uso por último 

15. Tipo GED: Módulo em que está salvo o arquivo 

16. Reg: identificado do registro ao qual está vinculado o arquivo  

2. Versão 

Nesta aba são apresentadas todas as versões do documento: 

É possível verificar quando e quais usuários alteraram o arquivo, bem como acessar as versões anteriores, dando um duplo clique no registro. 

3. Classificação (Metas Dados) 

Nesta aba é possível ver a indexação específica (1) vinculada ao arquivo, bem como a indexação padrão do ADVWIN (2): 

Para indexar ou classificar um documento no GED é necessário primeiro cadastrar os tipos, ou grupos de classificação. Esse cadastro deverá ser realizado acessando o Menu: Arquivos > F Arquivos Complementares > A Meta Dados GED. 

6. Criando grupo de Meta Dados 

Nesta tela é possível verificar, inserir ou editar grupos de “classificação” (1), e descrições de “classificação” dentro de um grupo selecionado (2), através dos botões laterais de manipulação (3): 

Para criar grupo de dados, basta informar a descrição a sua necessidade (3) e em seguida gravar a inserção através do botão (4): 

Após inserir o grupo, é possível criar uma descrição ou “classificação” específica dentro de cada grupo. Selecionando o grupo escolhido (1) inserindo a descrição à sua necessidade (2) e gravando a inserção através do botão (3): 

7. Inserindo Meta Dados GED: 

No módulo GED selecione o(s) documentos anexados (1) e clique no botão Inserir Meta (2). Selecione primeiramente o grupo de meta dados ao qual deseja classificar o(s) documento(s) (3) após isso selecione a descrição específica (4) e confirme a alteração da classificação (5): 

Para pesquisar um documento classificado por meta dados utilize a aba de pesquisa na sub aba Meta Dados Classif. (1) e adicionando os grupos ou descrições que deseja pesquisar (2) antes de fazer a busca.  

E possível apagar grupos e descrições da sub aba de meta dados selecionando-os no grid (3) e utilizando o botão apagar (4) 

1. Envio 

Nesta aba é possível congelar (proteger) um arquivo para que ele não seja alterado ou apagado pelos usuários. O status do arquivo é alterado para “Congelado”. 

Também é possivel encaminhar o arquivo ou arquivos escolhidos por e-mail. O botão “Email Documento” anexado todos aos arquivos selecionados em um email, o “Check Out e Email Doc” primeiramente faz checkout do documento antes de enviar o ultimo “Email Atalho” apenas encaminhar o link para abertura do documento. 

IMPORTANTE: se o documento for word, antes de anexar ao e-mail, o documento questiona se deseja convertê-lo para PDF: 

Clicando em “Sim”, o arquivo será convertido para PDF e anexado ao e-mail. Se a escolha for “Não”, o documento será anexado em formato “DOC”, ou “DOCX”. 

Outro detalhe importante é que para o documento ser anexado ao e-mail o OUTLOOK da máquina deve estar aberto, do contrário será apresentada a seguinte mensagem: 

Com isso, o e-mail não será gerado. 

2. Vínculos 

Esta aba permite verificar se o arquivo em questão está vinculado com outros registros. 

Se o ADVWIN estiver vinculado a uma base de dados apenas, esta tela não será apresentada e sim a tela de acesso para informar o seu usuário e senha de acesso. 

8. Grid 

No grid, são apresentados todos os documentos vinculados ao registro acessado (salvos dentro de uma pasta ou movimentação, por exemplo).  

O grid é customizável e exportável para Excel³, sendo possível selecionar diversos registros utilizando as telas “Ctrl”, “Shift” e o mouse ou navegando com as setas do teclado.  

Se um duplo click for aplicado em cima de um registro, o documento será aberto. 

Clicando com o botão direito do mouse dentro do grid, serão apresentadas as seguintes opções: 

1. Abre documento: abre o documento escolhido; 

2. Ver histórico de Versão: Abre a aba “Versão”; 

3. Check-in: processar o arquivo para que ele seja efetivamente inserido no GED do sistema; 

4. Check-out: retira o documento para modificação pelo usuário; 

5. Cancela Check-out: cancela a retirada do documento 

6. Ver Histórico de Segurança: apresenta todo o histórico de visualização, copia, check-in e check-out do documento; 

7. Copiar o atalho para a área de transferência: copia o atalho do arquivo; 

8. Envia Documento por E-mail: atalho (ver item 2.2.4); 

9. Check-OUT e envia documento por e-mails: atalho (ver item 2.2.4); 

10. Usar Documento Como modelo para novos: atalho (ver item (2.4.2); 

11. Customizar Grid: modificar o grid do usuário; 

12. Exportar para Excel: exportar informações do grid. 

9. Botões  

Os botões executam as ações dentro do Módulo, bem como dão acesso a outras funcionalidades. 

1. Ações padrão 

Os primeiros botões apresentados são de ação padrão do ADVWIN: 

“OK”: Salva as alterações e fecha a tela; 

“Cancela”: cancela as alterações da tela; 

“Grava”: grava as alterações da tela (mas não faz check-in); 

“Inserir”: insere um novo arquivo; 

“Editar”: libera o arquivo para edição do usuário 

“Apagar”: apaga o arquivo. 

A execução de qualquer ação depende das permissões do usuário e das regras de segurança a eles aplicadas. 

2. Ações Específicas 

As ações específicas do módulo são: 

1. Gravar e check-in: processa o arquivo para que ele seja efetivamente inserido no GED, gerando o versionamento. 

2. Abre: abre o arquivo na máquina do usuário. Nenhuma alteração, será salva no documento original; 

3. Inserir Arquivos: permite a inserção em massa de arquivos; 

4. Check-out: retira o documento para ser modificado pelo usuário. 

5. Cancela: cancela o Check-out, não salva eventuais alterações e não versiona o documento; 

6. Criar Doc.: cria um documento vinculado ao GED, utilizando arquivo modelo ou gerador de peça⁴; 

7. Copia Arquivo: copia o arquivo para a máquina do usuário. Nenhuma alteração será salva no documento original. Ao selecionar essa opção, será criado uma pasta no Explorer do Windows com o número do processo para facilitar a visualização dos arquivos copiados. 

3. Funcionalidades 

Existem botões de funcionalidades dentro do GED, quais sejam: 

Segurança: permite aplicar proteção contra visualização ou edição⁵; 

Visualizar Arquivo: possibilita a visualização do documento dentro do ADVWIN; 

Associar Geds: somente no GED do Módulo de Pastas, permite vincular e desvincular arquivos a movimentações. 

10. INSERINDO DOCUMENTO 

A inserção do documento deve ser sempre realizada vinculado ao registro que o original. 

Assim, o comprovante de uma despesa deve ser vinculado no GED do debite, as cópias de um processo devem ser vinculadas a uma pasta e uma em produção ou revisão deve ser vinculada ao prazo. 

No exemplo abaixo, será utilizado o Módulo de Pastas, onde o GED é mais utilizado. 

No Módulo de pastas, a inserção pode ser feita vinculada a uma movimentação (1), que é aconselhável quando o documento tem relação direta com o ato praticado, ou diretamente na pasta (2): 

11. Documento Único 

Após clicar em um dos botões acima e posteriormente no botão “Inserir” (1), será apresentada a seguinte tela: 

A inserção pode ser feita procurando o arquivo dentro do Explorer do computador do usuário (2), sendo apresentada a seguinte tela para escolha do arquivo a ser anexado: 

Bastando localizar o arquivo e clicar em “Abrir”. 

Outra opção é arrastar o arquivo (3) ou o e-mail (4) até as caixas marcadas de verde, soltando em seguida.⁶ 

Durante a inserção, o ADVWIN copia o nome do arquivo para a sua descrição, que pode ser alterada pelo usuário, junto com os demais dados (exceto pelo nome do arquivo): 

Finalizando a identificação do arquivo, clique no botão “Gravar e Check-in” (5). Será apresentada a seguinte tela: 

A opção “SIM”, salvará o arquivo no GED.  

A opção “Não” irá cancelar o check-in e voltará para a ação anterior. 

Se for marcado o checkbox destacado em verde, após salvar no arquivo no GED, o ADVWIN irá apagar o arquivo do computador do usuário. 

Se o arquivo for corretamente inserido no GED, a sua identificação no GRID ficará VERDE e o status ficará “Guardado”. 

Se o arquivo não for anexado ao GED, a sua identificação no GRID ficará vermelha e o status ficará “N_Processado”. 

12. Documentos Múltiplos 

Também é possível inserir diversos documentos em uma única vez, através do botão “Inserir arquivos” (1), que apresentará a seguinte tela (2): 

Os arquivos podem ser localizados pelo Explorer (3) ou arrastados para os campos, sendo do lado esquerdo (4) os arquivos e do lado direito (5) os e-mails. 

Inseridos os arquivos, a tela listará os arquivos indicados: 

SEMPRE marque o checkbox “Fazer Check-in Automático” e depois no botão “Inserir Dados”. 

Se os arquivos forem corretamente inseridos no GED, a sua identificação no GRID ficará VERDE e o status ficará “Guardado”. 

Se os arquivos não forem anexados ao GED, a sua identificação no GRID ficará vermelha e o status ficará “N_Processado”. 

13. Alerta 

O comportamento padrão do ADVWIN é verificar se o nome do arquivo ou arquivos em inserção são iguais a algum outro já anexado ao GED. Em caso positivo, será emitido o seguinte alerta: 

Clicando no botão “Vincular”, o novo arquivo não será inserido no GED, sendo o registro vinculado ao arquivo já existente no GED. Se escolhida a opção “Inserir Novo”, o arquivo será anexado. 

Este alerta pode ser desligado pelo administrador do ADVWIN.⁷  

14. ALTERANDO DOCUMENTO 

Para alterar o conteúdo de um documento, abra o Módulo de GED e clique no botão “Check Out” (1), que apresentará a seguinte tela (destacada em vermelho): 

Clicando em ‘Sim”, o arquivo será copiado para o computador de usuário, ficará na cor preta e o status será alterado para “Retirado”, indicando no campo “Check-out com” o nome do usuário que fez a ação: 

Agora, basta dar um duplo click no registro para abrir o arquivo para edição (o arquivo será aberto pelo programa de sua extensão, então se for um arquivo .docx será aberto pelo Word, por exemplo). 

A partir de então, o usuário pode trabalhar no arquivo, realizando as modificações que quiser.  

IMPORTANTE: o arquivo retirado do GED para alterações deve ser salvo na mesma pasta que origem (pasta temporária do GED) e seu nome não poderá ser modificado. Ou seja, se o usuário salvar o arquivo em outro local na sua máquina (area de trabalho por exemplo) e/ou modificar o nome original, este arquivo e suas alterações não serão devolvidas para o GED após o check-out. 

Ao finalizar, deve salvar o arquivo (pelo próprio programa utilizado para abri-lo), retornar ao ADVWIN, pesquisar o registro a que o arquivos está vinculado (a pasta do processo, por exemplo), abrir o Módulo de GED, localizar o arquivo (selecionando no grid) e clicando no botão “Check-in” (2): 

A opção “SIM”, salvará o arquivo no GED, enquanto a opção “Não” irá cancelar o check-in e voltará para a ação anterior. 

Se for marcado o checkbox destacado em verde, após salvar no arquivo no GED, o ADVWIN irá apagar o arquivo do computador do usuário. 

Se o arquivo for corretamente inserido no GED, a sua identificação no GRID ficará VERDE e o status ficará “Guardado”. 

Finalizado este ato, o arquivo será versionado pelo ADVWIN, que manterá o original para consultas posteriores através da aba “Versão”. As versões antigas podem ser abertas através de um duplo click nesta aba, enquanto a versão atual será acessada pelo grid ou pelos botões de ação: 

Enquanto um arquivo estiver com status Retirado, os outros usuários não poderão alterá-lo. O botão de “check-out” ficará desabilitado (cinza) e caso tentem abrir o arquivo (pelo botão “Abrir” ou duplo clique no grid), será apresentado o seguinte aviso: 

Conforme alerta, o arquivo pode ser acessado e copiado, mas qualquer alteração não será salva no GED (o usuário pode, entretanto, anexar o arquivo novamente com outro nome). 

15. OUTRAS FUNCIONALIDADES 

16. Vínculo um documento GED a uma movimentação 

Muitas vezes um arquivo é salvo diretamente na pasta, apesar de ter relação com uma movimentação específica ou pode ser salvo no GED da movimentação errada. 

É possível fazer a vinculação de um arquivo a uma movimentação, bem como quebrar uma existente. Para isso, localize a pasta e clique no botão “Associar Ged”: 

Será apresentada a seguinte tela: 

Do lado esquerdo, selecione os arquivos que deseja vincular, marcando o checkbox. Veja que é possível selecionar todos ou desmarcar todos através dos botões superiores.  

Do lado direito, marque a movimentação a qual deseja vincular os arquivos selecionados, clicando em cima dessa (ficará marcada de azul). 

Por fim, clique no botão ‘Seta’ apontando para a direita (azul). 

A tela ficará da seguinte forma, com os arquivos associados a movimentação escolhida (para ver todos, abra a arvore, clicando no sinal de “+” (seta vermelha). 

Para desassociar os arquivos, basta escolher do lado direito (o registro selecionado fica marcado de azul) e selecionar a seta vermelha. 

O vínculo também pode ser feito dentro do Módulo de GED, com o mesmo comportamento descrito acima: 

IMPORTANTE: apesar desse botão ser apresentado no GED de qualquer módulo, a associação somente é possível dentro do Módulo de Pastas. 

17. Visualizador do GED (somente Módulo de Pastas) 

Deste que arquivo seja do tipo PDF, DOC, DOCX, MSG ou IMAGEM, não é necessário copiá-lo ou abri-lo para visualizá-lo. 

O usuário pode utilizar o visualizador do GED, sendo possível acionar a ferramenta pela tela de pastas ou dentro do Módulo de GED: 

Ao clicar, será apresentada a seguinte tela: 

Lista de Arquivos (1): são apresentados primeiramente os arquivos vinculados às movimentações, por ordem de data da movimentação, e posteriormente os arquivos não vinculados a nenhuma movimentação, por data de inserção. 

Filtrar pastas (2): no primeiro acesso, a ferramenta apresenta apenas arquivos em PDF relativos às pastas principais e relacionadas. Clicando neste botão, será apresentada a seguinte tela, podendo o usuário escolher quais tipos de arquivos deverão ser apresentados no visualizador e as pastas, clicando em filtrar. O ADVWIN irá guardar a preferência do usuário, não sendo necessário configurar novamente: 

Botão de expansão (3): abre ou recolhe toda a arvore de arquivos, facilitando a visualização; 

Botões de ação (4): na ordem, permite, expandir a tela, atualizar a tela, enviar o arquivo por e-mail, salvar no computador do usuário, imprimir. 

Botões de navegação (5): permite navegar entre as páginas e arquivos 

Botões de fechamento (6): retornam o usuário para o GED ou para a pasta. 

Quando um arquivo é selecionado na lista à esquerda, ele é apresentado na parte em branco à direta: 

Ainda que o arquivo seja aberto em Word ou Outlook, que permitem alterações, isso não irá refletir no GED. 

18. Envio de E-mail para o GED 

Esta funcionalidade depende de prévia configuração. Verifique com o administrador do ADVWIN antes de utilizá-la. 

É possível encaminhar um e-mail diretamente para o GED de uma pasta, do próprio Outlook ou outra ferramenta de envio de e-mail. 

Para isso: 

1. crie ou abra a mensagem a ser encaminhada, dentro do Outlook; 

2. insira o endereço de e-mail do GED⁸; 

3. copie o número completo da pasta no campo “Assunto” do e-mail (pode ser em qualquer lugar, início, meio ou fim, preferencialmente entre colchetes ou parênteses, mas não é obrigatório, desde que tenha espaço entre outras informações); 

4. clique em enviar. 

Após enviar o e-mail uma cópia deste, irá diretamente para o GED da pasta do caso, especificado no assunto. Se o endereço do remetente estiver salvo no cadastro de advogado do usuário, este será incluído como responsável pelo arquivo. 

Esse procedimento também funcionará em caso de resposta ao e-mail, desde que o endereço eletrônico do GED continue na cópia (por isso não se aconselha a utilização de cópia oculta) e a pasta continue identificada. 

19. Parâmetros 

Existem diversos parâmetros que influenciam o comportamento do módulo de GED. 

É aconselhável que antes da utilização deste módulo, o administrador do ADVWIN verifique quais os parâmetros devem ser ligados ou desligados.⁹ 

1. Aviso Legal 

Este documento contém informações confidenciais ou privilegiadas de uso exclusivo da TWTINFO. Caso não seja o destinatário ou a pessoa autorizada a receber esse documento, não poderá usar, copiar e divulgar as informações nele contidas.