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1. Adiantamento de Clientes 

Muitas vezes o cliente adianta valores ao escritório, que podem ser utilizados para pagar despesas dos processos ou honorários de trabalhos realizados. 

Então, no momento do recebimento destes valores, não é possível realizar qualquer emissão de nota fiscal, retenção de impostos ou provisionamento, eis que não se sabe a natureza do valor recebido. 

Por outro lado, o escritório necessita controlar o valor recebido, abater eventuais despesas e honorários, bem como acompanhar o saldo remanescente. 

O objetivo do presente manual é apresentar como isso pode ser realizado pelo Advwin. 

1. Dando entrada no Adiantamento 

Para possibilitar o controle do adiantamento, é necessário cadastrar uma conta bancária para o cliente, através do menu: 

Ao abrir a tela de cadastro, clique no botão “Inserir” (1) e preencha os campos apresentados, principalmente o código (2), que pode ser uma identificação do cliente, e o nome da conta (3), que pode ser o adiantamento realizado: 

Após, vá na tela de CPR baixadas, e crie uma transferência entre a conta do cliente e a conta bancária do escritório onde o cliente realizou o depósito: 

Além das informações usuais da baixa, inclua: 

1. Tipo de lançamento “TRANSF”, item 1; 

2. Banco de destino: a conta bancária real do escritório, onde foi realizado o depósito do adiantamento; 

3. Banco ou Conta: a conta bancária virtual do cliente, criado anteriormente. 

2. Utilizando o Adiantamento 

O adiantamento pode ser utilizado tanto para pagamento de debites (despesas do processo – ver Manual de Debites para detalhes), quanto de honorários (ver Manual de Faturamento para detalhes). 

1. Debites 

Os debites lançados no Advwin deverão ser pagos ao advogado (ou outro fornecedor) normalmente, através da conta oficial do escritório ou mesmo da conta interna (a conhecida caixinha). Para isso, utiliza-se a funcionalidade Pagamento de Debites, através do menu abaixo: 

Já o faturamento do debite, ou seja, a cobrança do valor gasto pelo escritório contra o cliente, é feita pelo menu: 

Após realizado o faturamento, é gerada a CPR (conta a pagar e receber), que deve ser acessada pelo menu abaixo: 

Localizada da CPR, gerada, deve-se realizar a baixa utilizando a conta bancária virtual do cliente: 

2. Honorários 

Honorários podem ser fixos, gerados diretamente do Módulo de Contratos (ver Manual de Contratos) ou através de Fatura de Fichas-Tempo ou Fatura de Projeto/Processo, pelo menu abaixo (ver Manual de Faturamento): 

Em quaisquer das hipóteses, a CPR gerada também deve ser baixada com a utilização da conta virtual do cliente: 

3. Controlando o saldo do Adiantamento 

Sendo as baixas das entradas de valores devidos ao escritório (seja por reembolso de despesas ou honorários advocatícios) realizadas através da conta virtual do cliente, é possível acompanhar o saldo remanescente do adiantamento realizado, acessando o menu abaixo e pesquisando o extrato da conta: 

Insira o período de data a ser pesquisado (1), a conta virtual (2) e clique em “Preview” (3): 

Em seguida, escolha a opção “Visualizar”: 

O Advwin irá apresentar o extrato da conta, com o saldo negativo original (oriundo da transferência entre contas realizada) e as baixas, apresentando o saldo remanescente: 

Se o saldo for negativo, o escritório ainda possui valores referente ao adiantamento do cliente, se o saldo estiver zerado, os valores adiantados já foram gastos. 

Deve-se atentar para não deixar o saldo do cliente positivo, pois isso significa que o escritório realizou mais baixas do que poderia naquela conta virtual, passando o cliente a dever novamente valores. 

Vale mencionar que é possível realizar baixas parciais, utilizando contas diferentes. Ou seja, se a conta virtual do cliente não foi suficiente para cobrir toda a CPR, deve-se usar a conta apenas o saldo remanescente, encaminhando para o cliente efetuar o pagamento restante via depósito em conta ou pagamento de boleto bancário. 

Além de possibilitar o efetivo controle dos valores adiantados, esta metodologia permite que o escritório somente realizar o recolhimento dos impostos quando o valor adiantando for efetivamente reconhecido como receita, além de emitir a nota fiscal, com as retenções devidas. no momento correto. 

2. Adiantamento de despesas para advogados 

Normalmente cada escritório possui um montante de dinheiro em espécie, a famosa “Caixinha”, que é utilizada para: 

1. apagamento de pequenas despesas gerais do escritório, 

2. ressarcimento de despesas de projetos/processos realizadas pelos colaboradores e /ou; 

3. adiantamento de valores realizados pelos colaboradores. 

Iremos apresentar algumas opções de controle de referente a cada situação acima mencionada. 

1. Configuração da Conta Caixinha 

Primeiramente, é necessário configurar a conta caixinha no Advwin, criando uma conta bancária através do menu: 

Para facilitar as transferências entre contas, aconselhamos que a conta Caixinha tenha o mesmo número de CNPJ do escritório (1), o nome de identificação (2) e seja marcada a opção Banco “Da empresa” (3): 

Configurada a conta, deve-se transferir para ela o valor existente em caixa, que normalmente é oriundo de uma das contas bancárias oficiais do escritório, através de desconto de cheques ou saques bancários. 

Para tanto, vá no Menu: 

Realize a transferência entre as contas, atentando-se principalmente para o tipo de lançamento a ser usado (TRANSF – 1), o Banco de destino (a conta caixinha – 2) e o Banco de Origem (a conta oficial – 3): 

Com isso, o valor transferido sairá de uma conta e será contabilizado na outra, o que pode ser acompanhado através do Extrato de Saldo (ver item 1.3). 

2. Pagamento de despesas gerais do escritório 

Muitas vezes, o valor disponível na caixinha é utilizado para pagar pequenas despesas do escritório, tais como compra de materiais diversos, lanches, papelarias etc. 

Nestes casos, os gastos são certos e imediatamente justificados e comprovados através dos recibos de compras. 

Deve-se ressaltar a diferença entre despesa do escritório (voltadas para o funcionamento geral) e o custo decorrente de um serviço prestado pelo escritório (cópia de processo, protocolos, passagens aéreas). A primeira é 

inserida no Advwin como CPR ou Baixa, enquanto o segundo deve ser alocado em uma pasta e justificado através de debite. 

Assim, sugere-se o seguinte fluxo, se o volume de compras do escritório for relevante: 

1. Entrega ao colaborador responsável pela compra o valor necessário para a realização da despesa; 

2. Lançamento de uma CPR, no valor do repassado ao colaborador; 

3. Após a compra, salvar o comprovante no GED da CPR, acertar o valor da CPR para corresponder ao valor gasto e realizar a baixa utilizando a conta Caixinha. 

Se a demanda do escritório de caixinha do escritório for menor, pode-se seguir os seguintes passos: 

1. Entrega ao colaborador responsável pela compra o valor necessário para a realização da despesa; 

2. Após a compra, lançar uma Baixa, utilizando a conta Caixinha, no valor do repassado ao colaborador; salvar o comprovante no GED. 

3. Ressarcimento de despesas 

Muitas vezes acontece de o Colaborador realizar o pagamento de algum custo referente a um serviço acompanhado pelo escritório, (cópia de processo, protocolos, passagens aéreas) utilizando recursos próprios. 

Neste caso, ele deve lançar o debite, vinculado à pasta que originou o custo, e o Financeiro deve realizar o pagamento através da ferramenta “Pagamento de Debite”, através do menu: 

Na tela de Pesquisa, procure os Debites não pagos, através dos filtros disponíveis: 

Se o pagamento for feito imediatamente, pode-se usar a opção 2. Se a intenção for apenas gerar a CPR para pagamento posterior, deve-se usar a opção 1: 

O Advwin permite que diversos debites sejam pagos e uma única vez, selecionando no grid (deixe a tecla Ctrl para selecionar registro alternados e Shift para registros em série). 

Entretanto, aconselha-se que o pagamento dos debites com status “Bloqueado”, seja feito separado dos de status “OK para Cobrança” e “Em Cobrança”. 

Isso porque deve-se usar tipos de lançamento diferentes, sendo o primeiro do tipo “Despesa não reembolsável” e o segundo “Despesa Reembolsável”. 

A tela para realizar a baixa direta do pagamento de debite é a seguinte: 

No item 1, inserir o tipo de documento utilizado para pagamento (normalmente DIN dinheiro, pois está sendo utilizada a conta da caixinha), no item 2, o tipo de lançamento (ex: Despesa reembolsável ou Despesa não reembolsável), no item 3, inserir a conta da caixinha, no item 4, o nome do advogado que irá receber o crédito e no item 5, o setor de custo, sendo possível utilizar o setor de custo do debite. 

Se não houver intenção de realizar o pagamento do debite no mesmo momento da geração da baixa, então deve-se usar a opção “Gerar CPR”, que irá trazer a seguinte tela: 

Os itens acima correspondem à mesma legenda da tela anterior. A única diferença é que não haverá necessidade de informar a conta Caixinha do escritório, visto que a baixa somente será realizada posteriormente, através da tela de Contas a Pagar: 

4. Adiantamento de valores 

Muitas vezes o colaborador solicita um adiantamento de um custo a ser realizado em um projeto/processo acompanhado pelo escritório, para os mais diversos fins, tais como viagens, cópias, diligências etc. Com isso, o Colaborador recebe um montante e comprova o gasto posteriormente, vinculando-o no projeto que o originou, muitas vezes vários dias depois. 

Manter o controle dos adiantamentos realizados é muito importante para que não haja descontrole nos valores de caixa do escritório. 

Nesta metodologia, deve-se criar uma conta bancária virtual para cada advogado, semelhante ao que foi explicado no item 1.1 acima. 

Preferencialmente, o código da conta deve corresponder ao código do advogado para facilitar os relacionamentos. 

Após, deve-se realizar uma transferência entre a conta Caixinha (ou outra conta de onde o dinheiro será retirado) e a conta do advogado: 

Além das informações usuais da baixa, inclua: 

1. Tipo de lançamento “TRANSF”, item 1; 

2. Banco de destino: a conta virtual do advogado; 

3. Banco ou Conta: Caixinha (ou outra conta de onde o dinheiro será retirado). 

Após, o Colaborador deve comprovar a utilização dos valores através do lançamento de debites, sendo a baixa realizada utilizando a conta virtual do advogado até o saldo nela contido (ver item 2.3 para modelo). 

Vale mencionar que a CPR Baixada possui GED, de forma que o Financeiro pode guardar no Advwin o pedido de adiantamento do colaborador (via email ou vale físico). 

3. Cuidados Relevantes 

O tipo de lançamento para realizar transferência entre contas é a de código 

“TRANSF”. 

Caso ela não exista, deve ser criada através do menu abaixo, com este mesmo código: 

O faturamento dos debites e honorários obedecem às regras de contrato. Para maiores esclarecimentos, sugerimos acessar o Manual de Contratos e o Manual de Faturamento. 

4. Aviso Legal 

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